COVID-19加速數位工具的應用,實現「遠距辦公」的落地,也改變了職場生態,疫情趨緩之際,員工們如何適應新時代的辦公機制及彈性工時?公司管理階層如何因應時代演進,繼續帶領團隊面對挑戰,延續管理績效?本篇文章將從時代變遷,探討個人、企業的應對之道,以及轉型及管理的必要!
辦公生態,轉型中!翻轉舊時代的工作模式!
「實體辦公」引領數十年的職場生態,根據勞資雙方約定的薪資與條款,員工依照職務所需到指定的地點,準時打卡辦公,或是輪班上工,公司管理階層再進行現場管理與績效考核。
習以為常的工作模式,因為疫情,變成了「異地辦公+線上同步會議+定時回報」的機制,只要有電腦及網路,員工就可以在家上班,不僅可以省下通勤時間,還可以促進工作與生活的平衡,老闆們也開始評估辦公空間的必要與坪效。
轉型中的職場生態,工作模式的改變,影響的層面超乎想像,不只要思考員工效率、管理的便利、考核公平性、行政團隊的配套作業,還要跟廠商討論配合機制等議題,也因此,企業發展出同時保留員工部分時間在公司上班,有些時候在家上班的「混合型態」的辦公模式。
疫後人生!員工要的是什麼?
保持社交距離,參加線上會議,實行「遠距辦公」,已經是上班族的工作日常,幾波疫情的洗禮後,白領們清楚知道管理階層要的是工作進度,以及隨時讓老闆找得到人的職場倫理!
在體驗過早上不用趕搭大眾運輸工具,中午不用人擠人的搶位吃飯,晚上不用等著下班鐘響的日子後,白領們喜歡家居辦公環境的自在,也愛上彈性工時的自由,然而,人是群居動物,需要人際關係,也喜歡社交活動,舉例來說,辦公室裡的茶水間,通常是同事們閒話家常,以及輕鬆討論工作的地方,有些時候在茶水間,還能激發更多靈感,以及達成跨部門共識!
破解管理迷思!啟動企業數位轉型!
大時代的變遷、數位科技的多元應用,在迎接職場新紀元之際,只有順勢轉型的企業,才有底氣面對挑戰,找出最佳工作模式,達成組織績效!
三大管理迷思,解題中!
1、 看到員工,才能安心?近年來,數位技術大躍進,生活與數位已經密不可分,日常活動幾乎都可以透過網路及軟體程式,一鍵達成,已經身處數位環境的我們,究竟有沒有比「準時到場」更好的管理模式?
管理階層在帶領團隊完成組織使命的過程中,可以善用數位工具,控管異地工作不同步的風險,例如:使用團隊協作軟體,以及線上編輯功能,即時瞭解專案進度,或是進行修改,讓專案朝著目標前進,如果遇到需要溝通的場景,再透過即時通訊及遠端視訊會議,跟團隊分享檔案內容,進行對話及引導方向,幫助員工做得更好、達到目標!
2、 坐在桌前的員工,就能完成手上工作?想像一下,坐在辦公室裡,打開電腦與筆記本,正要開始工作時,卻有接不完的電話、臨時要開的會議、緊急要溝通的任務,一天八小時在公司,真正在處理手上專案的時間,又是多久?
面對這些突發狀況,最好的辦法就是提前規劃,團隊運作重視的是默契和節奏,如果每位成員都願意尊重他人的時間管理,可以預約組員的時間,並且透過提前明列問題,來進行有效溝通,如此一來,團隊裡的每位組員自然可以專心處理手邊任務,同時也能讓組織發揮最大的工作效率!
3、 制度跟彈性,熟重熟輕?「早八晚五」和「朝九晚六」是企業考量通勤尖峰及人潮分流的務實政策,法律判決時,常提到的「情理法」思考順序,這些都是為了補強時代變遷、因應現實環境,衍生的彈性思維!管理企業時,人資部門及管理階層也可以保留一些彈性,讓組織在面對變化時,能更快動起來,迎接市場挑戰!
企業要解決的問題,其實是
1、 檔案分級與資安問題:身處資訊時代,最讓人擔心的就是資料控管與數位隱私,企業執行「遠距辦公」時,資訊部門應該啟動資安對策,包括:準備防駭機制、防毒軟體、檔案的存取權限、檔案備份規範等因應措施,在加強防護公司資料的同時,也讓管理階層隨時掌握團隊的專案進度,才能讓組織運作得安全又流暢!
2、 團隊的默契:團隊是擁有共同目標、分享相同價值的夥伴組成的,當大家都在同一個工作領域,可以看到管理階層對人的治理方針、對事的判斷邏輯和處理原則,團隊自然容易養成默契,也會朝著目標前進,因此,想要「遠距辦公」的企業,管理階層應該多花時間在價值的傳遞及目標的設定,讓員工知道前進的方向,組織成員才能同步一起往前走!
未來,是講求效率的時代!
疫情開啟了「實體辦公」、「遠距工作」、或是「混合型態」的選擇題;疫情之後,浴火重生後的企業,找到適合體系的辦公模式,組織裡的員工,也找到對應之道!
企業想要永續經營、持續成長,除了要觀察局勢、留意社會脈動之外,還要運用數位工具來控管營運風險,並且提升管理效能,才能輕鬆帶領團隊走到目的地!同時,在居家辦公已成風氣,員工們應該加強自我管理,提高工作效率,還要懂得「向上管理」,主動向老闆報告工作進度,也要隨時請益,才能跟上主管的思維,走在對的方向上,贏得信任,才能在職場上如魚得水,並且經得起時代的考驗!
勞資合作是建立在信任的基礎上,要有好的組織績效,需要良好的團隊默契,面對未來,企業跟職業工作者,只有加強管理效率,才能跟上時代潮流,破解關卡,持續成長!
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